O Word é uma ferramenta do Microsoft Office muito utilizada por diversas pessoas, seja para uso pessoal, para estudo ou profissional. Ao longo do tempo, assim como as demais ferramentas e funcionalidades dos computadores, ela foi se atualizando e ganhando novos recursos para facilitar ainda mais os usuários nas tarefas do dia a dia.
Entretanto, mesmo que o editor de texto seja amplamente utilizado, existem funções dele que são pouco exploradas. Se você é um usuário do Microsoft Word e quer melhorar ainda mais sua produtividade, veja 10 funções pouco conhecidas para você aprender.
10 funções escondidas no Word que vão facilitar sua vida
Função Spike
A função Spike permite o armazenamento temporário de múltiplos trechos do texto, que podem ser colados em outro lugar do mesmo documento ou em outro. Ele é diferente da área de transferência do Windows, que guarda só um item por vez, e permitindo a movimentação de vários trechos sem que seja preciso copiá-los e colá-los individualmente.
Basta selecionar o primeiro trecho do texto e pressionar “Ctrl + F3” – ou “Ctrl + Fn + F3”. Isso vai cortar o texto e o armazenar no Spike. Então, basta repetir o processo para adicionar outros trechos. Para colar os conteúdos, posicione o cursos no local e pressione “Ctrl + Shift + F3”, e os trechos vão ser colados na ordem em que foram armazenados.
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Ocultar texto
Quem deseja manter informações confidenciais em um documento pode contar com essa ferramenta, que não permite que elas apareçam na versão final. Ela também ajuda nas anotações pessoais ou nos comentários em arquivos colaborativos, evitando que eles interfiram na apresentação do conteúdo. O usuário também pode ocultar de forma temporária trechos durante a revisão, para focar em uma parte exclusiva.
Para usá-la, selecione o texto que deseja ocultar, clique com o botão direito e escolha “Fonte”. Marque a caixa “Oculto” e clique em “OK”, na janela que vai abrir. Também pode ser feito com o atalho “Ctrl+D”.
Geradores de texto aleatório
Para quem precisa testar layouts de forma rápida, essa é uma ótima ferramenta. Com ela, não é preciso copiar textos de outros lugares, sendo possível a geração de conteúdos de espaço reservado diretamente no programa, que preenche as áreas com textos temporários. Dessa forma, é possível visualizar a formatação antes de finalizar o texto real.
Para isso, basta digitar “=rand()” e pressionar “Enter” para gerar um texto padrão ou “=lorem()” para o Lorem Ipsum. Também é possível controlar o número de parágrafos e frases, colocando o número no comando. Para um texto com quatro parágrafos e seis frases cada, por exemplo, é só digitar “=rand(4,6)”.
Barra de Ferramentas de Acesso Rápido personalizada
Localizada no topo da janela do Word, a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido ajuda no acesso rápido a comandos usados com frequência. Ela inclui “Salvar”, “Desfazer” e “Refazer” de forma padrão, mas é possível adicionar outros de acordo com a necessidade do usuário.
Para isso, é só clicar na seta no final da barra. No menu suspenso, selecione o comando que deseja, e caso queira removê-lo, é só desmarcar a opção.
Também há como personalizar a faixa de opções, logo abaixo da barra de acesso rápido. Basta clicar na guia “Arquivo”, no canto superior esquerdo, e selecione “Opções”. Quando o menu abrir, clique em “Personalizar Faixa de Opções”.
Gerar tabela
É possível também a criação de tabelas diretamente com o teclado, sendo uma função bem prática. Para usá-la, você só precisa digitar os sinais “+” e “-“, para a delimitação das células. Só tem um detalhe: você deve começar e terminar com o símbolo de soma “+”.
No teste, foi digitado “+____+____+_____+____+_____+_____+”, e pressionado “Enter”, que cria uma tabela com uma linha e seis colunas. Se quiser adicionar mais linhas é só usar a tecla “Tab”.
Também é possível digitar os dados das colunas separados por vírgulas, selecionar o texto, ir até “Inserir” na Barra de Tarefas e clicar em “Tabela”, escolhendo a opção “Converter Texto em Tabela”.
Conversor de medidas
Quem precisa converter unidades de medida na redação de textos pode contar com essa ferramenta, que permite alternar entre diferentes unidades, como metros, centímetros, polegadas e pés. Para ativá-lo, é só acessar “Arquivo” e “Opções”; na nova janela, clique em “Revisão de texto” e clique em “Opções de Auto Correção”.
Em “Ações”, habilite a opção “Ações adicionais”, e faça a configuração. Então, selecione o número e a unidade de medida, e clique com o botão direito escolhendo “Ações Adicionais”. Por fim, o Word vai apresentar quais as conversões disponíveis.
Selecionar texto verticalmente
Essa função facilita a edição de textos que estão em colunas, como tabelas ou listas. Assim, o usuário pode selecionar e editar rapidamente blocos de texto que estão em diversas linhas, sem que seja preciso arrastar o cursor manualmente por cada uma.
Para usá-la, pressione e segure a tecla “Alt”, enquanto arrasta o mouse para selecionar o texto de forma vertical. Após isso, é possível copiar, cortar ou formatar a seleção sem que o restante do conteúdo seja afetado.
Inserir caixas de texto
Se você precisa adicionar informações ao seu documento, sem que sejam misturadas com o corpo principal do texto, essa ferramenta é a ideal, indicada para quem cria newsletters, apresentações e formulários, por exemplo.
Caso precise usá-las, é só acessar a aba “Inserir” no menu, escolhendo a opção “Caixa de Texto”. Então, o usuário pode escolher modelos prontos ou criar uma caixa personalizada, ajustando o tamanho e a posição de acordo com a nexessidade. Daí, basta digitar o texto na caixa.
Converter tabelas em gráficos
Quem faz relatórios ou apresentações pode fazer isso diretamente no Word, sem precisar recorrer ao Microsof Excel, já que a função facilita a conversão de tabelas em gráficos. Diversos profissionais de diferentes áreas podem usar a ferramenta para deixar as informações mais claras.
Selecione a tabela no Word e clique na guia “Inserir”. Depois, clique em “Objeto” e, no menu suspenso, clique mais uma vez em “Objeto”. Aí, escolha “Gráfico do Microsoft Graph” na lista e clique em “OK”. Assim, o Word vai criar o gráfico de forma automática, e pode ser ajustado como preferir.
Abrir documentos em formatos diferentes
Alguns usuários não sabem, mas o Microsoft Word tem a opção de recuperar textos de qualquer formato. Essa não é a mesma função para salvar arquivos corrompidos ou não salvos, mas serve para o resgate de texto de documentos que o usuário não tenha programa para converter, por exemplo.
Para usá-lo, vá em “Arquivo” e “Abrir”. Na aba onde o documento é escolhido, no lado direito do campo de nome, clique em “Recuperar texto de qualquer arquivo” (Recover texto from any file). Assim, será possível visualizar e editar apenas elementos em forma de texto; se o documento tiver gráficos, desenhos ou áudios, o programa não vai reconhecê-los.
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